На КАО «Азот» весной 2016 года было принято решение автоматизировать процесс создания договорных документов с использованием утвержденных шаблонов договоров и спецификаций к договорам, разработанных на предприятии.
Данная задача была поставлена перед специалистами компании ООО "Финансовые технологии".
Так, в марте 2016 года стартовал проект по автоматизации данного бизнес-процесса в рамках системы DIRECTUM.
В рамках данного проекта специалистами ООО «Финансовые технологии» были выполнены следующие работы:
- разработаны мастера действий и макеты документов для создания пяти видов договоров, а так же спецификаций и дополнительных соглашений к ним;
- доработаны тип карточки «Договорные документы» для хранения основной информации по договорам, введенной Инициатором в рамках разработанных мастеров действий;
- разработаны сценарии по синхронизации каталогов «Условия поставки», «Станции назначения / отправления», «Материальные ценности» из системы Галактика ERP для выбора необходимых записей при создании спецификаций к договорам;
- разработан справочник «Спецификации к договорам» для хранения информации по спецификациям и дополнительным соглашениям к договорам, введенной Инициатором в рамках разработанных мастеров действий;
- разработан новый типовой маршрут для согласования договорных документов с целью оптимизации данного бизнес-процесса.
В рамках мастеров действий, для созданных договорных документов, выполняется преобразование в PDF-формат, для исключения возможности их редактирования (изменение шрифта, абзаца, полей документа). Так же, при создании договорного документа с использованием мастера действия добавлена возможность отправить созданные документы на согласование по разработанному типовому маршруту.
Автоматизация данного процесса позволила оптимизировать работу по оформлению договоров, спецификаций к договорам и дополнительных соглашений, за счет использования шаблонов документов, а также заполнения условий оплаты, поставки и прочих реквизитов договоров путем выбора возможных значений из настроенных справочников.
