На предприятии КАО "Азот" на базе систем Directum и Галактика ERP реализован процесс "Управление командировками".
В рамках процесса разработана и реализована технология инициации оформления командировки и согласования документов на командировку, в т.ч.
- Служебной записки на командировку;
- Служебного задания на командировку;
- Приказа на командировку;
- Командировочного удостоверения.
В ходе работы, с учетом требований предприятия был адаптирован справочник системы Directum - "Командировки", а также карточки документов "Приказ на командировку" и "Командировочное удостоверение". Разработан новый справочник "Нормы командировочных расходов", для автоматического расчета сумм командировочных расходов, в зависимости от направления командировки. Также в системе электронного документооборота реализованы печатные формы Служебного задания и Служебной записки на командировку.
В ходе проведения работ по проекту настроена интеграция систем Directum и Галактика ERP в части:
- передачи информации о командировке из СЭД DIRECTUM в систему Галактика ERP (формирование в системе документа "Приказ на командировку");
- передачи из системы Галактика ERP в СЭД DIRECTUM печатной формы Приказа на командировку;
- передачи из системы Галактика ERP в СЭД DIRECTUM печатной формы Командировочного удостоверения;
- передачи в систему Галактика ERP статусов документа "Приказ на командировку", присваиваемых в ходе согласования командировочных документов в СЭД DIRECTUM по типовым маршрутам.
По всем документам, оформляемым в рамках процесса, настроены типовые маршруты согласования.
Решение «Управление командировками» позволяет оптимизировать весь процесс управления командировками – от подачи заявки на командировку до закрытия авансового отчета:
- создание, согласование и утверждение заявки на командировку, согласование сроков командировки и расходов;
- формирование приказа, служебной записки на командировку и пакета сопроводительных документов;
В любой момент руководители или другие ответственные сотрудники могут сформировать список сотрудников, находящихся в командировках.
Работа с техническим решением «Управление командировками» обеспечивает:
- сокращение времени согласования заявки на командировку и формирования командировочных документов;
- контроль возврата отчетных документов;
- хранение утвержденных приказов и отчетных документов в электронном архиве.
