Модуль «Управление транспортом» предназначен для решения задач учета, планирования и оценки состояния различных видов транспорта: автомобильного, железнодорожного и других. Наиболее подробно разработана реализация бизнес-процессов для автомобильного транспорта.
Модуль ориентирован на сотрудников диспетчерской службы, непосредственно занимающихся выпиской и обработкой путевых, регистрационных и маршрутных листов; работников ремонтных и эксплуатационных служб, оценивающих состояние транспортных средств (ТС) и необходимость проведения операций планового технического обслуживания (ТО) и ремонтов, а также регистрирующих указанные операции; управленческого персонала среднего звена, для которого формируются многочисленные отчеты, позволяющие проанализировать эффективность использования транспортных средств.
Функциональность модуля обеспечивает решение следующих задач:
Формирование картотеки подвижного состава и водителей вручную и на основе картотек модулей Основные средства и Управление персоналом. Ввод и использование табеля транспортных средств и водителей;
Создание картотеки комплектующих и шин как на основе картотеки модуля «Основные средства», так и с помощью прямого ввода данных;
Формирование картотеки заказов на внешние и внутрихозяйственные работы как на основании первичных документов: накладных, актов, так и независимо от них;
Выписка и обработка путевых и регистрационных листов;
Ввод и хранение формул для расчета нормативного расхода топлива из баков ТС, а также на работу специального оборудования, которые могут включать большое количество параметров и поправочных коэффициентов;
Создание и использование алгоритмов для автоматического расчета оплат водителей и стоимости услуг с помощью переменных из путевых и регистрационных листов, картотеки заказов и других справочников модуля;
Расчет нормативного и фактического расхода ГСМ, выручки и стоимости услуг;
Создание счетов на продажу, счетов-фактур и актов на оказание услуг в других модулях системы на основании заказов на внешние транспортные работы;
Учет документов, относящиеся к водителю, транспортному средству и грузу, например, водительского удостоверение международного образца, свидетельства о регистрации транспортного средства, грузовой таможенной декларации и многие другие. Типы и состав документов определяется пользователем;
Формирование оперативной информации о состоянии транспортных средств и данных о водителях, формирование графика ТО и капитального ремонта;
формирование оперативных данных е о распределении работ среди водителей;
Учет показателей работы комплектующих и шин на основе данных из путевых листов;
Формирование отчетов по технико-эксплуатационным показателям работы транспорта, техническому обслуживанию, расходу ГСМ, оплате водителей, расходам водителей в пути, сведениям о заказчиках, пробегах шин и работе комплектующих;
Расчет данных об оплате водителям и передача их в модуль «Заработная плата»;
Передача данных о пробеге транспорта в модуль «Основные средства» для корректного расчета износа основных транспортных средств.
При эксплуатации модуля «Управление транспортом» естественно выделяются два режима работы: настройка и эксплуатация.
Настройка — это заполнение и корректировка справочников модуля, формирование картотек водителей, транспортных средств, прицепов, комплектующих, а также задание общих параметров транспортного предприятия. Широкие возможности настройки обеспечивают гибкость функционирования программы и позволяют учесть специфику конкретного транспортного предприятия.
Эксплуатация модуля «Управление транспортом» включает следующие основные работы:
формирование картотеки внешних и внутрихозяйственных заказов предприятия как вручную, так и на основании накладных на отпуск МЦ и актов на оказание услуг, созданных в других модулях системы — выполняется сотрудниками диспетчерской службы;
выписка регистрационных и путевых листов — на этой стадии лист имеет статус «Выписан». Ввод и корректировка данных листов выполняется сотрудниками диспетчерской службы предприятия;
обработка регистрационных и путевых листов — выполняется после сдачи листа, который получает статус «Обработан»;
корректировка нормативных данных в картотеках и справочниках базы данных — осуществляется сотрудниками диспетчерской, ремонтной и эксплуатационной служб;
просмотр и ввод данных о состоянии транспортных средств, планируемых и проведенных работах по техническому обслуживанию и ремонту с целью своевременного проведения указанных работ — эти операции выполняются сотрудниками ремонтных и эксплуатационных служб предприятия;
получение ведомостей по технико-эксплуатационным показателям работы транспорта, техническому обслуживанию, расходу горюче-смазочных материалов, оплате водителям, сведениям о заказчиках, пробегам шин и работе комплектующих. Отчеты используются управленческим персоналом среднего звена и сотрудниками других служб;
закрытие регистрационных и путевых листов — производится с определенной периодичностью и переводит группы листов за указанный период в статус архив;
перенос данных по пробегам в модуль Основные средства, выполняемый с заданной периодичностью. Передача данных в другие модули производится специально выделенными сотрудниками диспетчерской службы;
передача информации об оплате водителям в модуль Заработная плата.