Закрыть

Кемеровский ДСК

Клиент:

Кемеровский ДСК


Проект: Внедрение Directum


ООО «Кемеровский ДСК» занимается выпуском сборного железобетона, товарной арматуры, бетона и раствора.

Одним из важных направлений в расширении продуктовой линейки являются железобетонные изделия для строительства инженерных сетей, предприятие имеет широкое наименование железобетонных лотков, железобетонных колец крышек и днищ. Товарная арматура, бетон и раствор с различными характеристиками производятся предприятием также постоянно вне зависимости от сезона или загрузки основного производства. Предприятия готово к участию в строительных проектах любой сложности. Железобетонные изделия готовятся как из существующей номенклатуры, так и по запросу клиентов.

Опытный коллектив, современное оборудование, участие в строительстве важных объектов все это позволяет говорить о предприятии, как о лидере строительной отрасли Кузбасса.

В компании ООО «Кемеровский ДСК» документооборот существовал исключительно в бумажном виде, что удлиняло и усложняло бизнес-процессы. В связи с этим было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

При выборе системы оценивались такие параметры, как функциональные возможности, проверенная технология внедрения, качественная поддержка и сопровождение, информационная безопасность. Весомым критерием стала платформа, которая должна легко адаптироваться под нужды предприятия. Исходя из перечисленных критериев, была выбрана система Directum.

→ Ход работы:

Проект внедрения был разделен на 2 этапа и заключался в автоматизации делопроизводства и договорной работы на базе системы Directum.


В рамках первого этапа был внедрен модуль Канцелярия, который позволил автоматизировать большинство «ручных» операций:

  • Ведение электронных журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказы и распоряжения по основной деятельности, служебные записки);
  • Отправка документов руководителю для вынесения резолюции;
  • Согласование исходящих писем, внутренних документов по регламенту предприятия, формирование листа согласования;
  • Рассылка приказов, распоряжений на ознакомление, формирование листа ознакомления;
  • Создание и отправка на исполнение поручений, контроль сроков исполнения;
  • Формирование отчетов по исполнительской дисциплине.

В рамках второго этапа был внедрен модуль Управление договорами, автоматизировав полный цикл работы с договорами от подготовки документов до исполнения обязательств:

  • Быстрая подготовка проекта договора с использованием Мастеров действий по шаблонам предприятия;
  • Прозрачное согласование договорных документов по регламентам предприятия;
  • Контроль исполнения сроков договора и отдельных этапов;
  • Оперативный поиск договорных документов и формирование отчетности.

→ Результаты:

В ходе проекта была настроена интеграция Directum с учетной системой Галактика ERP. Это позволило: исключить двойной ввод данных при заполнении справочников Контрагенты, Договоры; просматривать тексты документов ERP-системы напрямую из интерфейса системы документооборота.

На текущий момент  в Directum работают 100 сотрудников ООО «Кемеровский ДСК» — обмениваются служебными записками, получают и отправляют корреспонденцию, выносят резолюции. Исполнение этапов договоров, приказов и распоряжений по основной деятельности легко отследить в системе — поручения выдаются в электронном виде и прозрачно контролируются. Благодаря автоматизации значительно сократилось время на поиск, согласование и изменение документов.