Взаимоотношения сотрудника и работодателя — важный процесс деятельности каждой компании. В связи с активным развитием технологий повышается скорость взаимодействия, открываются новые возможности по удаленной работе. Многие компании подписывают и обмениваются документами в электронном виде. Цифровизация кадрового документооборота и HR-процессов набирает популярность, и становится крайне необходима.
| Минтруд, понимая тенденции и вызовы общества, еще в начале 2017 года начал эксперимент с крупными российскими компаниями по переводу кадрового документооборота в электронный вид. Подробнее об участии Directum в программе по автоматизации здесь.
По результатам эксперимента 15 ноября 2021 года выпустили закон, который четко сформулировал понятие электронного взаимодействия в сфере трудовых отношений, закрепил порядок перевода сотрудников на электронные документы и правила использования электронной подписи. |
Большое расстояние и разница во времени между офисами компании, производством, подразделениями и складами, увеличение штата сотрудников и необходимость в быстрой и качественной адаптации персонала – все это подтолкнуло Компанию – производителя национального бренда (название не разглашается в соответствии с условиями NDA*) к переходу на новый уровень работы.
| Справка: *NDA – (англ. Non—disclosure agreement) — соглашение, в котором стороны договариваются о неразглашении конфиденциальной информации. В нём прописывают, какую конкретно информацию нельзя сообщать третьим лицам. |
Группа компаний ФТ реализовала проект по автоматизации HR-процессов с помощью системы Directum RX на предприятиях Компании. Взаимодействие между командами происходило полностью в удаленном формате.
| → Рекрутинг. Формирование и согласование заявки по подбору персонала. Дальнейшая автоматическая выгрузка ее на сайт.
Система позволила принимать анкеты соискателей с сайта в кратчайшие сроки, напрямую организовывать собеседование с кандидатами, запрашивать у них дополнительные сведения и заносить информацию об итогах встречи. |
 |
→ Трудоустройство. Автоформирование комплекта всех необходимых документов для приема нового сотрудника: трудовой договор, приказ о приеме, заявление о присоединении к электронному взаимодействию и согласие на обработку персональных данных.
  |
| → Изменения условий труда. Формирование, согласование и подписание всех соответствующих документов. Организация перевода на другую должность или другое структурное подразделение: новое рабочее место, изменение прав доступа для учетной записи, изменения данных для расчета зарплаты, передача дел. |  |
|
→ Увольнение. Формирование, согласование и утверждение заявления. Электронный обходной лист появляется в системе и запускает процесс с участием заинтересованных служб: закрытие прав доступа для учетной записи, окончательный расчет и пр. |
|
 |
→ Кадровые заявления. В системе можно создать и отправить на согласование разные типы заявлений (выплата пособия, материальная помощь и пр).
 |
|
|
→ Организация отпуска. Планирование отпуска сотрудником. Согласование дат и автоматическая проверка пересечений отпусков в подразделении. Рассылка уведомлений. Перенос отпуска, в случае необходимости. Отзыв из отпуска.
 |
|
|
В каждом процессе реализована интеграция с системой 1С.
В результате работа с кадровыми документами стала более прозрачной – система позволяет отследить весь жизненный цикл документа. Снизились трудозатраты на прием, перевод или увольнение сотрудников. Сократилась трудоемкость работы, так как весь необходимый пакет документов формируется автоматически. Перевод документов в электронный вид позволяет экономить на печати, хранении и транспортировке.
В рамках этого проекта также были созданы два мобильных приложения, которые полностью синхронизированы с Directum RX.